C&S技術統括部の日記

株式会社テリロジー コンサルティング&ソリューション技術統括部です

パーソナルカンバン(タスクボード)

こん××は。

 

写真は私のパーソナルカンバン(タスクボード)です。
レール型のクリアファイルを2つ繋げて作った、お手製のものです。

 

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2014年くらいに、この形のタスクボードを自身のタスク管理をするためにチームで導入し、これを見ながらスタンディングミーティングをしていましたが、当時、所属していたチームは、スタンディングミーティングも形骸化し(人が集まらなくなった)、各自のタスクの見える化をしようという運動も根づきませんでした。

 

結局、最後はキックオフすらできない、まとまりのないチームになってしまったので、組織変更と同時に解散。苦い思い出です。当時からすれば、だいぶC&S技術統括部もよくなってきたと思いますが、まだまだです。

 

現在は、ホワイトボードを各自デスクに立てかけて、付箋でタスク管理をしているメンバーがだいたい部の半数くらいいます。あとはデジタルツールでやっているメンバーが少数、あとはまったく、このような形で管理していないように見えるメンバーがいます。社歴が長い人ほどこういうのはやらない傾向があるかと(伝統を頑なに守っているのかもしれません)。

 

近年、グループ会社が増えたりして、オフィスが狭くなってきたこともあり、私はホワイトボードから、2014年にやっていた、お手製のパーソナルカンバンにタスク管理を戻しました。テスト運用をして、前のほうがよければ、また戻すかも知れませんが...。

 

タスクのグループは以下の5つにしています。

 

  • Fast Lane
   急ぎでやるタスク
  • To Do
   やるべきこと
  • WIP
   Work In Progress(進行中)
  • In Review
   レビュー中
  • Done
   完了

 

ここに強粘着の付箋紙を貼り付けて自分のタスクを管理すると。付箋の色に意味を持たせてもよいと思います(自分はそうしていません)。

 

付箋には

  • タスクの内容
  • 付箋を貼った日
  • 期日(締切り)
  • 重要度

などを書いておくとよいと思います。

 

タスクの自己管理の仕組みは必ず持つべきです。

 

人間、覚えていられることはせいぜい5~6くらいしかありません。忘れていたタスクを人に「どうなってる」と聞かれて、慌てて着手したところで、その仕事の質など知れています。そういうことを5年、10年続けて、いつも人からツッコミを入れられている人は自分の人生をもう一度、真剣に考えたほうがいいと思います(ホントに)。

 

はっきり言うと、タスクの管理をしていない人は週報を出さない傾向があるし、週報を書いたとしても、極めて内容が薄く、メールで毎回、内容についてツッコミを入れられてます。結局、これは週報を見る人の時間も浪費しているし、いい加減なレポートを書いている本人の時間も浪費していると思います。

 

とまあ、厳しいことを書いていますが、我々、少人数でクロスミッションで働いていますから、まあ、皆、色々なことを並行してやらなければいけません。一番、人員が多かった時期から10人近く人が減っているわけで、更なる効率化を求められている現状、抜け漏れをなくして、生産性をあげる努力が求められているわけです。

 

(おわり)